¿Qué aspectos debe comprender el Manual de Acogida 2.0?

La mayor parte de las organizaciones disponen de un manual de acogida / de funcionamiento, podíamos decir 1.0, en el que se recoge la información general de la empresa, sus productos, canales de comunicación interna, organigrama, las funciones del puesto de trabajo, horarios, permisos, confidencialidad, normativa interna, la cultura de la empresa y todo aquello que la empresa considere oportuno para favorecer la integración de los empleados en su puesto de trabajo.

Las empresas activas en redes sociales se mueven, además de en un entorno físico, en un entorno digital en el que sus trabajadores también están presentes y por este motivo, es necesario que pongan a disposición de los mismos el Manual de Acogida 2.0.

¿Qué aspectos debe comprender este manual?

Dependerá del tipo de actividad, volumen, etc. Pero a grandes rasgos serían los siguientes:

• Introducción en la que se explique cuál objetivo de la empresa en Redes Sociales y se enumeren las diferentes canales activos.


• Aclarar que la línea editorial de los diferentes canales debe de ir acorde con el sitio web principal.


• Identificar a la persona o personas responsables de las diferentes Redes Sociales.


• Tener previsto un comité con capacidad de decisión que pueda dar respuesta de forma ágil y eficaz a posibles crisis en estos canales.


• Habilitar flujos de comunicación interna, para hacer llegar al departamento responsable y al Community Manager, toda información susceptible de su publicación.

En cuanto a las cuentas personales:

Este es un aspecto delicado pero como forman parte de la organización, se deberán ofrecer una serie de recomendaciones incluso cuando interactúen en redes sociales a través de sus cuentas personales.

 
Algunas de estas recomendaciones podrían ser:

• Las opiniones compartidas serán de carácter personal y en ningún caso se le pueden atribuir a la organización.


• Cualquier empleado podrá expresar esa condición libremente.


• Usar correo no corporativo a la hora de registrar perfiles.


• Evitar participar en acciones que puedan llevar a un desprestigio de la organización.


• Actuar de forma transparente.


• Evitar publicar comentarios despectivos u ofensivos


• Durante la jornada laboral, hacer un uso responsable y orientado a mejorar los servicios prestados por la organización.


• Recordar que cualquier actividad en la red queda registrada de forma indefinida y accesible para cualquier usuario.

Asimismo, sería conveniente que la empresa ofreciera a sus empleados un plan de formación en esta materia, para que todos aquellos que quieran participar, ya que el buen uso de estas herramientas, puede reportar importantes beneficios para la imagen de la organización en Internet.